Com a revolução tecnológica dos últimos tempos, a informação tornou-se bem precioso às empresas, de tal forma que se utilizada da maneira adequada, torna-se diferencial para o sucesso no mercado cada vez mais competitivo. Desta forma, é preciso utilizar tecnologias modernas para o armazenamento correto da informação, bem como para sua respectiva utilização. Em um escritório de projetos não é diferente, a necessidade de gestão e unificação das informações através de uma solução de Business Inteligence tornou-se imprescindível para melhora na velocidade do acesso às informações e consequentemente na tomada de decisão. A possibilidade de unificar os dados de fontes distintas, separadas em diferentes localidades, em um único banco de dados denominado Data Warehouse, bem como a utilização de uma ferramenta de Business Inteligence para compor a solução, permite a criação de diversas análises ao escritório de projetos, de tal maneira que o PMO possa consultar as informações atualizadas de qualquer lugar do mundo, seja através de consultas em navegadores de internet, via e-mail através de subscrições, ou até mesmo utilizando um smartphone ou tablet. São várias as possibilidades com apenas um objetivo: permitir o acesso rápido e fácil às informações estratégicas atualizadas dos projetos vinculados ao escritório de projetos, onde qualquer anomalia possa ser tratada de forma imediata, minimizando os possíveis impactos. Conclui-se o beneficio real na utilização do Business Inteligence em um escritório de projetos, onde a informação leva à facilidade no acompanhamento do gerenciamento dos projetos em execução, bem como a análise histórica e temporal dos projetos já executados como forma de lições aprendidas e ainda a avaliação de informações históricas para melhorar o planejamento do cronograma, orçamento e riscos dos projetos futuros, diminuindo suposições e aumentando o sucesso na execução dos mesmos.
O Business Intelligence vem se tornado há anos imperativo por boa parte dos gestores, e esse interesse se deve em razão de sua proposta em ser uma ferramenta que auxilia otimizando o processo de tomada de decisão e fornecendo informações que, além de agilizar o processo, possibilitarão que as mesmas sejam feitas mais acertadamente, minimizando, assim, decisões equivocadas.
O principal motivo desse mercado se deve, primeiramente, à globalização, que exige que as empresas sejam competitivas, uma vez que atualmente existe uma vasta competividade de oportunidades entre elas, permitindo que comprem insumos e vendam seus produtos e/ou serviços em qualquer lugar do planeta. Isso faz com que cada detalhe de informação seja atentamente observado, já que permitirá às organizações oferecerem produtos e serviços de qualidade com preços menores, medida que se torna vital para a sua sobrevivência.
Desde os primórdios, em diversos cenários, ter mais conhecimento sempre foi um diferencial. Essa realidade existe no escritório de projetos, onde análises referentes aos projetos que estão em execução, bem como o histórico dos projetos já executadas, é de extrema importância para o sucesso da organização.
E, nesse contexto tecnológico, levando para o escopo do gerenciamento de projetos, é de extrema relevância a utilização desta ferramenta na composição do escritório de projetos – PMO, onde a informação é cada vez mais importante e valiosa na colaboração do sucesso na execução dos projetos. A utilização de indicadores, bem como a comparação entre projetos semelhantes, torna mais factível o planejamento de novos projetos, bem como na tomada de decisão nos projetos em andamento.
Tendo em vista sua característica de conjunto de ferramentas de auxílio à tomada de decisão e, destarte, findando o apoio estratégico ao escritório de projetos, para a obtenção do sucesso na implantação e posteriormente na utilização do Business Intelligence, é preciso que o desenvolvimento dos cubos e relatórios na solução seja devidamente alinhado com a expectativa dos gestores e diretores do escritório, só assim será possível garantir benefícios corporativos com a utilização da solução de Business Inteligence.
Embora haja padronização de processos e métodos em um escritório de projetos, é previsível que as análises e cubos necessários sejam diferentes entre os escritórios de projetos, já que depende diretamente das necessidades pertinentes a cada instituição.
Na próxima publicação, serão abordadas as áreas de conhecimento preconizadas pelo PMBOK, com sugestão de indicadores para cada área, oferecendo uma visão detalhada ao escritório de projetos e consequentemente garantindo a tomada de decisão de forma ágil e assertiva.
Desenvolvido por Marcelo Guimarães – CIO da Kentech
